煤炭訂貨會是國家組織產運需三方簽訂年度煤炭供運需合同所召開的會議，是我國最大的物資訂貨會議之一。會議一般分三個階段進行。
    訂貨預備階段其任務是由國家計委牽頭，組織產運需主管部門，按照“區內平衡、差額調撥、品種調劑、保證需要”的原則，進行各大區煤炭能源量、需要量和運量的綜合平衡，編制年度煤炭供貨、運輸方案。
    訂貨前期階段任務 是在全國煤炭訂貨領導小組的協調下，將前一階段所制定的方案具體化、細分化，使之可以操作。
    組織訂貨階段主要任務是由訂貨領導小組根據擬定方案，組織產運需各企業簽訂年度煤炭供運需合同，完成煤炭訂貨任務。
    長期以來，國家十分重視煤炭訂貨工作，尤其在煤炭供運需矛盾時期。1961年到1963年，因煤炭生產下降，產需矛盾極為突出，周恩來總理親自過問煤炭分配問題，成立了十人保煤小組，在谷牧同志主持下安排煤炭的分配和調運計劃。1985年以來，當時任國務院副總理的李鵬同志，多次親臨訂貨會場，指導訂貨工作。在1983年的南京煤炭訂貨會上，李鵬同志指示，要實行煤炭生產、分配、運輸三個計劃“一本賬”，對煤炭訂貨工作進行了重大改革。近年來，煤炭訂貨會又在簡化訂貨手續，減少會議人員，縮短訂貨時間，培育煤炭市場等方面作了很多的努力和改進。
    通過召開訂貨會的方式安排、落實年度煤炭供貨、運輸計劃，是我國在計劃管理實踐中摸索出來的一種行之有效的方法，但是，隨著我國市場經濟的不斷發展，訂貨會面臨許多亟待解決的問題。